L’adjoint(e) exécutif(ve) fournira un soutien de haut niveau au PDG, à l’Équipe de direction et au bureau de Montréal. Nous cherchons quelqu’un qui ne craint pas de mettre la main à la pâte et de gérer multiples priorités dans un environnement dynamique. La présence au bureau de Ville Saint-Laurent est requise à raison de 3 jours par semaine.

Vos responsabilités

• Gérer l’agenda du PDG, organiser des réunions et coordonner les priorités quotidiennes, y compris la planification des déplacements et la logistique d’événements.
• Offrir un soutien administratif efficace aux membres de l’Équipe de direction selon les besoins.
• Organiser des réunions exécutives, des sessions trimestrielles et des événements internes en assurant leur bon déroulement.
• Assurer le suivi des objectifs de l’Équipe de direction et préparer les rencontres de suivi de performance.
• Examiner et approuver les rapports de dépenses, les demandes de paiement et assurer le suivi des programmes internes ainsi que des rapports mensuels de cartes de crédit.
• Préparer et soumettre les rapports de conformité fiscale et de cartes de crédit d’entreprise.
• Coordonner les événements locaux et les initiatives de bien-être des employés, y compris le programme d’offre alimentaire.
• Administrer la plateforme de voyages, mettre à jour les politiques et s’assurer de répondre aux besoins de déplacement de l’entreprise.
• Soutenir les initiatives de communication interne pour le bureau de Montréal et collaborer avec le Comité social à l’organisation d’événements engageants (ex. food trucks, déjeuner annuel, fête de Noël).

Profil recherché

• Expérience avérée en gestion d’agenda, coordination de voyages et gestion de multiples tâches.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, à l’oral comme à l’écrit.
• Sens aigu de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités et délais.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles.
• Esprit analytique, bon jugement et capacité à anticiper les besoins.
• Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Flexibilité et disponibilité pour ajuster son horaire selon les besoins.

Exigences

• Formation : Diplôme collégial en secrétariat, administration ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Expérience : Expérience significative en soutien exécutif auprès d’un cadre supérieur.
• Langues : Bilinguisme français-anglais, oral et écrit.